V prvej etape, 1. júna 2020, boli aktivované elektronické schránky nadáciám, neinvestičným fondom, neziskovým organizáciám poskytujúcim všeobecne prospešné služby, občianskym združeniam, odborovým a zamestnávateľským organizáciám, politickým stranám a hnutiam, záujmovým združeniam právnických osôb a organizáciám s medzinárodným prvkom. Právnickým osobám zapísaným v iných ako vyššie vymenovaných registroch sa budú elektronické schránky aktivovať v ďalších krokoch.

Na čo vlastne elektronická schránka slúži? Orgány verejnej moci ( štátne inštitúcie a úrady) prijímajú do schránky elektronické podania (žiadosti) od občanov, podnikateľov a iných inštitúcií. Schránka občanov a právnických osôb, t.j. aj klubov  je určená na prijímanie elektronických úradných dokumentov (rozhodnutí) od orgánov verejnej moci. Komunikácia prostredníctvom elektronickej schránky nahrádza klasický spôsob komunikácie s verejnou správou a je ekvivalentná k podaniam a doručovaniu dokumentov v listinnej podobe. Z uvedeného vyplýva, že od štátnych orgánov už nebudete dostávať dokumenty, potvrdenia, oznámenia poštou alebo e-mailom do vašich osobných e-mailových schránok, ale len prostredníctvom tejto E-schránky.

Na to, aby ste sa do prístup do elektronickej schránky je potrebné mať občiansky preukaz s elektronickým čipom, bezpečnostný osobný kód (BOK) a príslušné certifikáty. Štatutári OZ-klubov si ich môžu vybaviť na ktoromkoľvek oddelení dokladov na Slovensku.

Štatutári občianskych združení (klubov), odborových a zamestnávateľských organizácií a organizácií s medzinárodným prvkom mali povinnosť do 30.6.2019 zaslať Ministerstvu vnútra SR aktuálne údaje o svojich štatutároch v rozsahu meno, priezvisko, rodné číslo. Do tohto termínu bolo toto oznámenie realizované zdarma, teraz je nahlásenie údajov o štatutárovi OZ spoplatnené sumou 16,50 – bližšie informácie nájdete v oznamovacích povinnostiach v zmysle zákona o registri mimovládnych organizácií.

Ak kluby doposiaľ nenahlásili údaje o svojom štatutárnom orgáne, je pravdepodobné, že sa do zriadenej elektronickej schránky nebudú vedieť prihlásiť.

Z tohto dôvodu je potrebné si skontrolovať v príslušnom zdrojovom registri, či má organizácia pri štatutárovi uvedené aktuálne a úplné údaje.  Ak nie, je potrebné, aby svoje údaje doplnila alebo aktualizovala v rozsahu – názov a IČO organizácie, meno, priezvisko, rodné číslo štatutára, alebo štatutárov, ak ich má organizácia viac. Bližšie informácie k registru je možné získať na rezorte vnútra telefonicky alebo e-mailom. Zoznam organizácii, ktoré si uvedenú povinnosť doposiaľ nesplnili nájdete aj TU.  

Následkom nedoplnenia povinných údajov o štatutároch právnických osôb do registra bude najmä to, že:

• štatutár nebude mať možnosť prihlásiť sa do takejto elektronickej schránky, nakoľko prístup k nej nebude mať priradený, lebo NASES o jeho osobe nedostane z registra potrebné údaje (meno, priezvisko, rodné číslo),
• elektronické schránky týchto právnických osôb sa aj napriek tomu aktivujú na v súlade so zákonom o e-Governmente, a teda orgány verejnej moci budú môcť do takýchto elektronických schránok doručovať elektronické úradné dokumenty (rozhodnutia) s rovnakými právnymi účinkami, akoby boli doručené v listinnej podobe a v prípade, ak ?
• právnická osoba zmešká zákonné lehoty uvedené v doručených rozhodnutiach, nakoľko štatutár nebude mať možnosť oboznámiť sa s ich obsahom, keďže sa nebude vedieť do elektronickej schránky prihlásiť a rozhodnutia si zobraziť a prečítať.

Čo to znamená pre kluby - OZ?

1. Treba si skontrolovať, či ste nahlásili údaje o štatutárovi/štatutároch na MV SR, ak nie, je potrebné si uvedenú povinnosť čím skôr splniť.
2. Následne je potrebné, aby si štatutár vybavil čipový OP a čítačku, ak ju ešte nemá. Ďalej treba postupovať v zmysle pokynov na stránke https://www.slovensko.sk/sk/ako-zacat 
3. Ak má štatutár čipový OP a čítačku už aktívnu a údaje OZ nahlásilo, je potrebné sa prihlásiť na portál slovensko.sk a pozrieť sa či po prihlásení dáva možnosť výberu subjektu, medzi ktorými je i príslušné občianske združenie/klub.
4. Štatutár OZ môže delegovať aj inú osobu – viď postup nižšie.

Ak by nastala situácia, že právnická osoba, ktorej právna forma je občianske združenie/záujmových združení  nemá zriadenú elektronickú schránku, je potrebné obrátiť sa na NASES prostredníctvom kontaktného formulára na https://helpdesk.slovensko.sk/new-incident/ alebo na telefónnom čísle +421 2 35 803 083. 

Pokiaľ nebude mať právnická osoba zapísané v registri úplné údaje (t. j.  budú chýbať údaje o štatutárnom orgáne), nebude môcť ani prijímať dotácie, eurofondy, asignovať podiel zaplatenej dane (tzv. 2 %) a nakladať s verejným majetkom (§ 6 zákona o registri mimovládnych organizácií).

Ak nastane situácia, že štatutár sa nebude môcť prihlásiť do elektronickej schránky, pričom elektronická schránka je aktivovaná na doručovanie, rovnako je potrebné obrátiť sa na NASES prostredníctvom kontaktného formulára na https://helpdesk.slovensko.sk/new-incident/ alebo na telefónnom čísle +421 2 35 803 083.

V prípade, ak majiteľ elektronickej schránky chce delegovať oprávnenie na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou inej oprávnenej osobe, môže tak urobiť štatutárny orgán alebo člen štatutárneho orgánu právnickej osoby a určiť rozsah tohto oprávnenia na základe ustanovenia § 13 ods. 7 zákona o e-Governmente prostredníctvom autorizovaného elektronického dokumentu, ktorý doručí správcovi modulu elektronických schránok na to určenou funkciou elektronickej schránky alebo dokumentom v listinnej podobe s úradne osvedčeným podpisom majiteľa elektronickej schránky.

Návod k udeleniu oprávnenia:
https://www.slovensko.sk/_img/CMS4/Navody/Nove_ES/udelenie_opravnenia_FO.pdf  
https://www.slovensko.sk/sk/oznamy/detail/_vyhody-elektronickeho-udelenia  

Listinné žiadosti na udelenie oprávnenia sú dostupné na:
https://www.slovensko.sk/sk/dokumenty-a-tlaciva/_1/A/0bfcb661-1bcd-4c91-90dd-a5f500b64b53

V prípade, ak sú na udelenie oprávnenia potrebné údaje, ktoré nie sú zdrojovým registrom vyžadované na zápis všetkých identifikačných údajov o štatutárovi (meno, priezvisko, rodné číslo), NASES môže vyzvať žiadateľa o zaslanie potrebných príloh, podľa ktorých je možné overiť, že osvedčená osoba na žiadosti je štatutárnym orgánom.

Kompletný postup pre prvé prihlásenie nájdete na: https://www.slovensko.sk/sk/ako-zacat.

Viac informácií nájdete:

v článku „Oznamovacie povinnosti vyplývajúce zo zákona o registri mimovládnych organizácií“,

priamo na stránke Ministerstva vnútra SR alebo kontaktujte sekretariát SMF na adrese smf@smf.sk